La mentalité de renard : Trouver les bons taux dans un climat de capacité serrée

Par : Steve Moore, vice-président des opérations et Jeff Hart, directeur général de Transplace

Ce n’est un secret pour personne que le secteur a récemment dû faire face à une pénurie de capacité – et le mois de janvier 2018 a été particulièrement difficile en raison des événements météorologiques hivernaux et d’un marché intensément contraint. Lorsque la capacité est limitée, cela a un impact sur le service et crée des coûts supplémentaires pour les expéditeurs dans toute l’Amérique du Nord. En conséquence, Transplace s’est concentré sur l’analyse des résultats et des processus pour orienter nos équipes vers un processus amélioré.

Dans nos processus Lean-Six-Sigma actuels, beaucoup de choses sont automatisées – y compris les processus d’appel d’offres et notre approche du marché spot – mais pour trouver des capacités supplémentaires dans des conditions de marché aussi difficiles, nous devions adopter une approche innovante pour trouver l’équilibre parfait entre l’automatisation et l’intervention de professionnels chevronnés. Pour un client en particulier, Del Monte Foods, nous devions trouver un nouveau moyen de nous surpasser pour obtenir de meilleurs tarifs dans le cadre de notre souci permanent d’excellence opérationnelle.

Composer pour le diesel – et Del Monte

Dans un premier temps, nous avons organisé une réunion à l’échelle de l’équipe pour discuter de l’expérience de chacun face à des conditions de marché aussi tendues – et comme il s’agit du marché le plus tendu depuis un certain nombre d’années, de nombreux membres de l’équipe n’avaient jamais été confrontés à un tel marché à capacité limitée. Nous avons déterminé que certaines méthodes plus traditionnelles (par exemple, « composer un numéro pour le diesel ») seraient beaucoup plus efficaces dans les conditions actuelles que certains processus automatisés.

Cela nous a conduit à créer notre mentalité de « Foxhole » – nous voulions que notre équipe saute à pieds joints et se mette au téléphone pour obtenir les tarifs dont le client avait besoin, en plus de trouver les meilleurs conducteurs (et ceux qui avaient le plus d’heures disponibles). Nous avions une vision de notre équipe assise ensemble dans un trou de renard, créant un plan détaillé et réalisable pour conquérir la journée. C’est ce que cette mentalité signifiait pour nous :

1. Nous formons une seule équipe, qui travaille ensemble dans un environnement difficile pour satisfaire le client. Nous nous battons pour la capacité, exigeons un service de qualité et tenons les transporteurs responsables de leurs engagements.
2. Une équipe qui réussit dans le terrier se nourrit de l’énergie des autres, se soutient mutuellement et partage les meilleures pratiques pour gagner dans toute l’organisation.

La mentalité « Foxhole » mène au succès pour le client

Au cours des quatre derniers mois, Del Monte a été ravie de l’amélioration du service qu’elle a constatée. Leur contrôle des coûts sur le marché au comptant s’est considérablement amélioré d’un mois à l’autre. En fait, le nombre de charges ponctuelles et la moyenne de la variance des coûts par charge en janvier ont diminué de moitié en février et de moitié encore en mars.

Nous avons voulu aborder ce problème avec un esprit déterminé afin de garantir une capacité fiable pour le client dans un marché très contraint. Cela comprend :

1. Établir des relations avec les représentants des transporteurs. Ce sont nos alliés qui peuvent vraiment nous aider à trouver le bon camion pour votre chargement.
2. Il faut comprendre que le courrier électronique est excellent pour le suivi, mais qu’il faut parfois utiliser le téléphone pour obtenir les résultats dont le client a besoin.
3. Comprendre qu’un rejet d’appel d’offres électronique n’est pas un verdict final – il est important d’appeler et de remporter le camion au taux contractuel. Cela nous permet également de faire en sorte que les transporteurs respectent leurs engagements.
4. Identifier en permanence les transporteurs les plus performants et s’efforcer de leur offrir des possibilités supplémentaires de croissance.
5. Examiner souvent les résultats et célébrer les victoires !

Alors que le marché fluctue, nos équipes vont continuer à se concentrer sur le perfectionnement continu de nos meilleures pratiques et à chercher de nouvelles façons d’enthousiasmer le client. En outre, nous cherchons à mettre en œuvre les meilleures pratiques que nous avons apprises de notre mentalité de « Foxhole » dans toutes les équipes. Nous vivons une période unique dans notre secteur, et les expéditeurs comme les transporteurs doivent faire face à un paysage instable. Sur un tel marché, il est important de faire un pas en avant et d’envisager les choses différemment pour créer un véritable impact sur nos opérations et dépasser la norme.

Comment avez-vous adapté certains de vos processus à la lumière du marché actuel des capacités ?