Software como servicio o servicios gestionados subcontratados: ¿Cuál es el más adecuado para su organización?

Por: Chuck Papa, Vicepresidente Senior de Gestión de Transporte, Transplace

*Artículo publicado originalmente en Inbound Logistics.

Cuando se trata de gestionar las operaciones de transporte, los cargadores se encuentran a menudo en una encrucijada. Es posible que se planteen las siguientes preguntas ¿Debo implantar un sistema de gestión del transporte (TMS) en mi empresa o mediante un software como servicio (SaaS)? ¿Debo subcontratar todo a un proveedor de servicios de transporte gestionados (MTS)? ¿O adoptar un enfoque híbrido?

No todas las estrategias y competencias básicas de las empresas son iguales. Es importante recordar que el camino correcto para una empresa puede no ser necesariamente el mejor camino para otra – hay una serie de escenarios diferentes a considerar cuando una organización tiene la necesidad de mejorar sus capacidades de transporte y rendimiento. Entonces, ¿cuáles son los factores que las organizaciones deben tener en cuenta para determinar si un TMS interno, SaaS o MTS es el adecuado para ellas?

Factores a tener en cuenta: Modelo de software como servicio (SaaS)

El modelo de software como servicio puede ser una buena opción para las organizaciones que se comprometen a dotar de todo el personal a su equipo operativo, pero que han alcanzado el límite de su capacidad de rendimiento y necesitan tecnología para pasar al siguiente nivel de mejora. El valor de un entorno SaaS es la posibilidad de acceder a un sistema TMS sin tener que realizar una inversión informática importante. SaaS mitiga la necesidad de recursos informáticos internos y no requiere ningún gasto de capital por adelantado. Además, este modelo garantiza que los transportistas utilicen la tecnología más reciente sin tener que actualizarla continuamente, lo que minimiza el impacto general en la infraestructura.

Sin embargo, la vía del SaaS requiere una inversión continua en el equipo y los recursos que lo rodean. Desde el punto de vista operativo, el transportista todavía tiene que mantener los datos maestros dentro del sistema, desarrollar su equipo, volver a formar a los nuevos miembros del personal a medida que se produce la rotación y el crecimiento, y seguir poniendo en funcionamiento la tecnología y las nuevas capacidades a medida que están disponibles desde la perspectiva de la gestión de procesos. A la hora de decidir si SaaS es adecuado para su organización, los transportistas deben determinar si la gestión del transporte es una competencia básica para ellos y si están dispuestos (y son capaces) de invertir y desarrollar continuamente los procesos y el capital humano necesarios para utilizar con éxito la tecnología en sus operaciones diarias.

Factores a tener en cuenta: Servicios de transporte gestionados (MTS)

Al considerar la externalización del transporte gestionado, puede entrar en juego la madurez de la organización. Un sistema de gestión de la información requiere mantenimiento, así como una inversión continua en el equipo que utiliza la tecnología. Las organizaciones que no siguen invirtiendo en el personal y en el proceso (desbloqueando las nuevas capacidades de la tecnología a medida que están disponibles) suelen ver una degradación del rendimiento al cabo de unos años. Y aquellos cargadores que tienen un legado de cinco, siete o diez años de un TMS o SaaS interno pueden estar interesados en ceder ciertos servicios a un tercero para impulsar más resultados a largo plazo.

La experiencia en el sector y los procesos probados de un proveedor de MTS pueden ayudar a maximizar la tecnología e impulsar beneficios significativos y sostenibles, como una mayor visibilidad de la red y nuevas oportunidades de ahorro. La colaboración con un proveedor externo, y el aprovechamiento de su amplia red, puede proporcionar numerosas ventajas de optimización y ahorro de costes; por ejemplo, la carga conjunta y el reparto de la carga con otros cargadores, más allá de lo que un solo cargador puede lograr por sí mismo.

Los resultados de una solución TMS o SaaS son fáciles de obtener en los primeros años debido a la inversión inicial en formación y gestión del cambio que se produce con el proceso de implantación, pero para ver el éxito a largo plazo, las empresas deben mantener los recursos, el compromiso y la inversión no sólo en la tecnología sino también en las operaciones que la acompañan. Por lo tanto, los servicios de transporte gestionados pueden convertirse en una opción más atractiva a medida que una organización madura. Además, un enfoque híbrido del transporte gestionado es una opción viable: los cargadores pueden optar por subcontratar sólo algunas piezas del rompecabezas de la cadena de suministro (por ejemplo, mantener las compras en la empresa pero subcontratar la ejecución diaria).

La clave del éxito de las relaciones entre transportistas y proveedores

Cuando los transportistas evalúan los posibles proveedores de servicios gestionados, hay un par de cosas clave que deben tener en cuenta. El aspecto más importante de una relación exitosa de servicios gestionados es la transparencia y la comunicación abierta. En cualquier relación de externalización, es fundamental una estructura bien definida y una comunicación frecuente entre las dos partes.

El proveedor adecuado debe estar enfocado tanto estratégica como tácticamente. ¿Ayudará el proveedor a la organización a impulsar el rendimiento? ¿Qué está haciendo el proveedor que es innovador, y qué innovaciones continuas aportará al equipo? ¿Cómo va a impulsar el proveedor el valor y el éxito continuo a largo plazo?

Se trata de una asociación continua, y los transportistas deben darse cuenta de que, incluso después de entregar ciertos procesos a un tercero, tendrán que seguir participando en sus operaciones. El mayor error que puede cometer un transportista es asumir que ya no necesita participar.

Encontrar la solución adecuada

No existe un enfoque único para la gestión de las operaciones de transporte, por lo que cada cargador debe considerar cuidadosamente cada opción antes de tomar una decisión. Factores como la complejidad de la red, el nivel de inversión en la tecnología, los procesos y el personal, así como el nivel de competencia de la organización en este ámbito, ayudarán a orientar la decisión.